Email etiquette: 10 regole per scrivere email professionali

Perché il galateo è importante

Che si tratti di scrivere email di vendita o creare campagne di attivazione, il galateo è fondamentale per inviare email in modo professionale, costruire un rapporto positivo con i clienti e mantenere positiva la reputazione del brand.

Il galateo delle e-mail dimostra anche ai destinatari che dai importanza al rapporto con loro e al loro tempo.

Ecco altri motivi per cui una corretta comunicazione professionale via email è essenziale:

• Garantisci chiarezza. Più chiara sarà la tua email, più facile sarà leggerla e comprenderla. In questo modo, ci sono più possibilità che i destinatari rispondano più rapidamente ai tuoi messaggi.
• Previeni i malintesi. Le incomprensioni tra te e i tuoi clienti e partner commerciali possono tradursi in clienti frustrati, con un conseguente calo delle vendite. I malintesi possono anche creare attriti tra te e il tuo team, portando a ritardi nei progetti.
• Riduci al minimo gli errori. Una best practice comune per la scrittura di email efficaci è evitare gli errori grammaticali e di ortografia che potrebbero far apparire la tua attività poco professionale, svogliata o inesperta.
• Riduci i problemi di responsabilità. Il galateo delle email può aiutarti a comunicare in modo conforme alla policy della tua organizzazione, in modo da ridurre le probabilità di incorrere in problemi legali. Rispettare le policy aziendali nella comunicazione digitale è parte integrante di una corretta business etiquette.
• Massimizza l'efficienza. Quando la tua email è diretta e pertinente, può ridurre i lunghi scambi i email. Quindi, si perde meno tempo a scrivere email.
• Proteggi le informazioni riservate. Il galateo delle email prevede la giusta attenzione nei confronti dei dati sensibili e l'utilizzo di misure di sicurezza appropriate, come la crittografia, quando condividi informazioni sensibili, dettagli sui clienti o dati proprietari.

Oltre a seguire le regole non scritte del galateo delle email e quelle esplicite dettate dalle policy aziendali, è importante assicurarsi che la tua email sia rilevante e di valore per i destinatari.

10 consigli sul galateo delle email

Se sei alle prime armi con il galateo delle email o hai bisogno di una rinfrescata, i consigli che seguono possono aiutarti a padroneggiare l'email etiquette e a scrivere un'email professionale.

1. Usa un oggetto diretto

I consumatori ricevono diverse email al giorno e un oggetto chiaro può far risaltare la tua in un mare di corrispondenza non aperta. Poiché le righe dell’oggetto sono la prima cosa che l'utente vedrà nella sua casella di posta, deve essere diretto ma sufficientemente descrittivo in modo da indicare chiaramente il contenuto dell'email. Altrimenti, potrebbe non venire mai letta.

Sia che tu stia utilizzando oggetti di email di tendenza o qualcosa di più semplice, cerca di fare riferimento all'argomento dell'email senza esagerare o restare troppo sul vago. Inoltre, è meglio evitare oggetti fuorvianti che ingannano gli utenti facendogli credere che l'email riguardi un argomento mentre in realtà ne tratta un altro.

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2. Saluta adeguatamente il tuo pubblico

Inizia con un saluto cortese. Senza dubbio, il tipo di saluto da utilizzare nelle email dipende dal rapporto con i destinatari e dal messaggio che stai inviando.

Ad esempio, non invieresti mai una email a un cliente con "Hey [nome]" come saluto, ma potresti farlo parlando con degli amici. Ecco alcuni saluti popolari che puoi utilizzare nella tua prossima email:

• Ciao [nome],
• Salve [nome],
• Gentile [name],

Inoltre, puoi salutare i destinatari con i loro titoli convenzionali o professionali. Degli esempi sono Sig., Sig.ra, Dott. e così via.

Non dimenticare di presentarti dopo il saluto se stai inviando un'email a qualcuno per la prima volta. Mantieni questa introduzione breve e pertinente e spiega perché sei interessato a iniziare una conversazione. In questo modo avrai la certezza di fare una buona prima impressione.

3. Non utilizzare un indirizzo email senza risposta

Un indirizzo email senza risposta è un indirizzo che non consente risposte da parte del destinatario. In genere viene utilizzato per le email transazionali, le comunicazioni inviate a una mailing list e le campagne di marketing che non richiedono una risposta.

4. Evita le emoji

Una buona regola pratica è evitare di utilizzare emoji nelle email professionali. Anche se le usiamo regolarmente quando inviamo messaggi ad amici e familiari, sono spesso considerate troppo informali per gli ambienti professionali.

Detto questo, possono essere appropriate per le campagne email rivolte a un pubblico più giovane piuttosto che per le conversazioni quotidiane con clienti o colleghi. Potresti anche utilizzare un'emoji nella tua risposta dopo che il destinatario ne ha utilizzata una.

5. Scopri quando usare CC o BCC

CC (copia carbone o copia conoscenza) e CCN (copia carbone nascosta) sono 2 tipi di campi di indirizzo che dovresti aver visto durante la creazione delle email. Il campo CC viene spesso utilizzato nelle email per cui non è prevista una risposta a tutti, ma i destinatari vedranno tutti i messaggi e gli indirizzi.

D'altro canto, le email CCN proteggono gli indirizzi e li mantengono privati quando si comunica con più destinatari. La funzione Rispondi a tutti, ad esempio, non include i destinatari in CCN, il che la rende particolarmente utile nella gestione delle email di gruppi nutriti di contatti. Anche se possono sembrare simili, le due opzioni hanno scopi diversi e vanno usate correttamente.

6. Segui le regole grammaticali

Le regole grammaticali includono l'uso della punteggiatura corretta, l'evitare i frammenti di frase, l'uso della voce attiva e molte altre linee guida che possono rendere la tua scrittura più chiara e forte. Puoi utilizzare un software di controllo grammaticale per semplificarti la vita, ma assicurati di conoscere le nozioni di base perché non sempre riesce a cogliere gli errori.

7. Includi una firma professionale

Una chiusura professionale dell'email è importante tanto quanto il saluto. Questo perché la firma è l'ultima cosa che le persone leggono, quindi può influire sulla loro ulteriore interazione o meno con la tua email.

Come il saluto, deve riflettere la voce e il tono della tua email. Una firma email ben strutturata include generalmente nome, ruolo, nome dell'azienda e recapiti, e contribuisce a rafforzare la business etiquette nella comunicazione digitale.

8. Correggi i tuoi contenuti

Una delle best practice dell'email marketing più importanti è la correzione di bozze. Questa aiuta a prevenire gli errori, quali quelli di ortografia, grammatica, formattazione e di altri tipi ancora che possono compromettere la reputazione del tuo brand. Controlla il contenuto più di una volta, leggi l'email ad alta voce e chiedi a qualcun altro di revisionarla per individuare eventuali errori.

Puoi anche inviarti una email di prova per verificare che sia priva di errori. Quando esegui un test sull'email, controlla anche che tutti gli allegati e i link funzionino correttamente.

9. Fai attenzione al tono

Presta attenzione alla voce e al tono, che non devono sembrare negativi o scortesi. Dopotutto, non puoi sapere come qualcuno nel mondo del business potrebbe interpretare la tua email. Assicurati di utilizzare un linguaggio positivo e amichevole e di non usare parole negative.

Inoltre, conviene evitare l'umorismo, il sarcasmo, troppi punti esclamativi e tutte le lettere maiuscole. Scrivere tutto in maiuscolo e usare punti esclamativi possono far sembrare che tu stia urlando al lettore.

Detto questo, la tua email non deve usare un linguaggio eccessivamente formale. Considera chi è il tuo pubblico e quale tipo di tono si aspetterebbe dalla tua attività. I clienti B2B potrebbero aspettarsi un linguaggio cortese ma diretto, che i soci in affari professionisti potrebbero invece trovare eccessivamente informale.

10. Mantieni i contenuti brevi

Le prime righe definiscono il tono della tua email, ma ciò non significa che debbano essere lunghe. Mantenendo l'email breve, puoi evitare che i destinatari perdano interesse e smettano di leggere.

Se lo fanno, potrebbero non passare alla fase successiva del funnel di vendita o marketing. Se stai parlando con un collega, un'email prolissa può sottrarre tempo alla sua giornata impegnativa. Inoltre, le email lunghe possono essere difficili da leggere da dispositivo mobile.

Gestione delle risposte: tempi e modalità

Una corretta gestione delle risposte è parte integrante dell’etichetta della posta elettronica e spesso fa la differenza nella percezione professionale che dai di te e della tua azienda.

Come regola generale, le risposte tempestive dimostrano rispetto per il tempo del destinatario. In ambito professionale, una risposta in 48 ore è considerata il limite educato per la maggior parte delle comunicazioni. Superare questa soglia, senza un messaggio di avviso, può essere interpretato come disinteresse o disorganizzazione.

Anche la scelta tra risposta singola e risposta a tutti ha il suo peso: usa la risposta singola quando il contenuto riguarda solo il mittente, e riserva la risposta a tutti solo quando tutte le persone in copia hanno effettivo bisogno di leggere il tuo messaggio. Abusare della risposta a tutti è uno degli errori di galateo più comuni e può generare inutile rumore nelle caselle di posta dei colleghi.

Errori comuni da evitare nelle email

Ci siamo passati tutti: inviare un'email rapida per poi renderci conto, pochi secondi dopo, di aver dimenticato l'allegato o di avere inviato il tutto alla persona sbagliata. Questi errori con le email capitano a tutti, dai nuovi tirocinanti ai dirigenti di alto livello, solitamente quando ci si destreggia tra più attività o si corre per rispettare le scadenze.

Il problema è che i contatti aziendali non vedono il tuo programma frenetico: vedono solo l'oggetto confusionario o il contesto mancante nella loro casella di posta. Un rapido controllo prima di premere invia può salvarti dall'inviare un'imbarazzante email di follow-up che inizi con "Perdonami, ho dimenticato di dire..."

Ecco alcuni errori comuni da evitare:

Utilizzo di oggetti poco chiari

Un oggetto pertinente è la prima occasione per stabilire una connessione con il destinatario, eppure molti professionisti inviano messaggi con oggetti vaghi o confusionari.

Assicurati di usare un oggetto conciso ed evita di lasciare il campo vuoto o di usare frasi generiche come "Una rapida domanda" o "Follow up". Invece, indica in modo specifico lo scopo della email. Prova qualcosa come "Richiesta di approvazione del budget per la campagna di marketing del 2° trimestre", che è molto più efficace di "Serve un'approvazione".

Invio di email senza contesto

Quando qualcuno riceve un'email da un indirizzo professionale, si aspetta una comunicazione professionale. Pensa alla comunicazione scritta come a una telefonata. Passare direttamente alle richieste o alle informazioni senza fornire un contesto di base lascia i destinatari confusi e frustrati.

Includi sempre dettagli sufficienti per consentire al lettore di comprendere la situazione, soprattutto quando fai riferimento a conversazioni precedenti o a progetti in corso. Ciò è particolarmente importante quando invii un'email a qualcuno dopo un intervallo di tempo significativo.

Allegati o link dimenticati

Non c'è niente che comprometta una comunicazione scritta professionale come promettere un allegato nel corpo dell'email per poi non includerlo. Una gestione attenta degli allegati significa:

L'etichetta delle email nelle diverse culture

Gli standard di comunicazione professionale variano notevolmente nei mercati globali, quindi la consapevolezza culturale è essenziale per il successo delle attività internazionali.

Ciò che costituisce una formalità appropriata in una cultura potrebbe sembrare troppo informale o eccessivamente rigido in un'altra. Quando si creano relazioni con colleghi e clienti internazionali, comprendere queste sfumature è fondamentale.

Aspettative di formalità

Le diverse culture hanno aspettative differenti in merito alla struttura delle email aziendali, che vanno da un saluto formale a una firma email professionale.

Sebbene un "Ciao" informale possa funzionare per le startup della Silicon Valley, molte culture aziendali europee e asiatiche si aspettano saluti più formali, come "Gentile Sig. Rossi". Queste differenze riflettono spesso la cultura aziendale del paese di riferimento, che può essere più gerarchica o più orizzontale. Indaga sul background culturale del destinatario, quando possibile.

Sfumature di tono e di formulazione

Gli stili di comunicazione diretta che funzionano bene in alcune culture possono sembrare bruschi o scortesi in altre. Quello che i destinatari statunitensi potrebbero considerare conciso ed efficiente, altri potrebbero interpretarlo come sprezzante. Presta attenzione a come i tuoi contatti internazionali elaborano le loro email e rispecchia il loro livello di formalità e cordialità.

Comprensione delle implicazioni del fuso orario

Le differenze di fuso orario aggiungono complessità alle comunicazioni email internazionali, dato che i destinatari potrebbero controllare i messaggi in orari insoliti o durante brevi pause tra una riunione e l'altra.

Valuta la possibilità di menzionare, nel tuo messaggio, i livelli di urgenza e i tempi di risposta previsti e utilizza sempre un indirizzo email professionale che ti identifichi chiaramente, soprattutto quando contatti persone di aree geografiche diverse che potrebbero non riconoscere immediatamente il tuo nome.

Uso delle buone maniere online

Usare le buone maniere quando comunichi via email in un ambiente professionale è fondamentale. Non solo può mostrare al destinatario che apprezzi e rispetti il suo tempo, ma può anche garantire che la tua attività si rifletta positivamente.

Inoltre, può rendere la comunicazione più efficiente, consentendoti di ridurre la frustrazione tra clienti, colleghi, parti interessate e così via. Usa quindi i suggerimenti di galateo sopra riportati per rendere le tue email più efficaci e chiare.

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Out of office: il galateo dei messaggi automatici

Il galateo delle email si applica anche quando non sei disponibile. Configurare un messaggio automatico di out of office è una buona pratica professionale che rispetta il tempo di chi ti scrive e gestisce le aspettative sui tempi di risposta.

Un buon messaggio di out of office dovrebbe indicare le date di assenza, un riferimento alternativo a cui rivolgersi in caso di urgenza e, se opportuno, una breve motivazione. Evita messaggi troppo vaghi o, al contrario, eccessivamente dettagliati. Se gestisci comunicazioni con una mailing list o con contatti abituali, considera di avvisarli in anticipo della tua assenza per non interrompere il flusso delle comunicazioni in corso.

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Punti chiave da ricordare

• La comunicazione professionale tramite email richiede grande attenzione ai dettagli, dalla creazione di oggetti chiari all'uso di saluti finali e chiusure appropriate per il tipo di rapporto con i destinatari.
• Gli errori comuni come oggetti vaghi, allegati mancanti e contesto poco chiaro possono danneggiare la tua reputazione professionale e tradursi in scambi di email di troppo.
• La consapevolezza culturale è essenziale per il successo aziendale globale. Le aspettative di formalità, le preferenze di tono e gli stili di comunicazione variano in modo significativo tra le diverse aree geografiche e i vari settori.
• Il galateo delle email ti consente di risparmiare tempo e prevenire malintesi, dimostrando rispetto per i destinatari e mantenendo un'immagine professionale del brand.

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